Softskill Manajemen Pertemuan 7

7. Prinsip-prinsip Pengarahan

    Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

     Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah pada tujuan

     Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

     Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

    Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.        Prinsip kesatuan komando

       Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:

·           Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

·           Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

·           Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

·           Menghargai hasil yang baik dan sempurna

·           Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

·           Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

·           Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

Mencapai Actuating Managerial yang Efektif

1.    Komunikasi organisasi

Komunikasi organisasi merunjuk pada pola dan bentuk komunikasi yang terjadi dalam konteks dan jarngan organisasi.Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasiantarpribadi dan komunikasi kelompok.

Pembahasan komunikasi organisasi antara lain menyangkut struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horizontal.

Dalam teori-teori organisasi ada dua hal yang mendasar yang dijadikan pedoman: Teori tradisi posisional yang meneliti bagaimana manajemen menggunakan jaringan-jaringan formal untuk mencapai tujuannya.Teori tradisi hubungan antar pribadi yang meneliti bagaimana sebuah organisasi terbentuk melalui interaksi antar individu.

2.    Coordinating

Coordinating atau mengkoordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan itu, antara lain dengan memberi instruksi, perintah, mengadakan pertemuan untuk memberikan penjelasan bimbingan atau nasihat, dan mengadakan coaching dan bila perlu memberi teguran.

3.    Motivating

Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahannya melakukan kegiatan secara sukarela sesuai apa yang dikehendaki oleh atasan. Pemberian inspirasi, semangat dan dorongan oleh atasan kepada bawahan ditunjukan agar bawahan bertambah kegiatannya, atau mereka lebih bersemangat melaksanakan tugas-tugas sehingga mereka berdaya guna dan berhasil guna.

4.    Leading

Istilah leading, yang merupakan salah satu fungsi manajemen, di kemukakan oleh Louis A. Allen yang dirumuskannya sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang lain bertindak. Pekerjaan leading, meliputi lima macam kegiatan, yakni

1) mengambil keputusan.

2) mengadakan komunikasi agar ada saling pegertian antara manajer dan bawahan

3) memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak

4) memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta

5) memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Daftar Pustaka

Handoko, T. H. (2009) Manajemen. Edisi 2. BPFE: Yogyakarta

Hasibuan, M. S. P. (2008) Manajemen Sumber Daya Manusia. Sinar Grafika Offset : Jakarta

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media

Softskill Manajemen Pertemuan ke 6

6. Pengertian Actuating (Pengarahan)

   Actuating merupakan fungsi yang paling fundamental dalam manajemen, karena merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan itu sendiri, agar semua anggota kelompok mulai dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar.

  Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa, “Actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.” Jadi actuating adalah usaha menggerakkan seluruh orang yang terkait, untuk secara bersama-sama melaksanakan program kegiatan sesuai dengan bidang masing-masing dengan cara yang terbaik dan benar.

  Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri.  Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda.

Pentingnya Actuating

     Hal yang penting untuk diperhatikan dalam penggerakan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) merasa yakin akan mampu mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

    Pertama, adalah melakukan pengarahan (commanding), bimbingan (directing) dan komunikasi (communication) (Nawawi, 2000:95). Dijelaskan pula bahwa pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan menciptakan, memelihara, menjaga/mempertahankan dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik secara struktural maupun fungsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan organisasi (Nawawi, 2000 : 95). Kedua, penggerakan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

    Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

Daftar Pustaka

Handoko, T. H. (2009) Manajemen. Edisi 2. BPFE: Yogyakarta

Hasibuan, M. S. P. (2008) Manajemen Sumber Daya Manusia. Sinar Grafika Offset : Jakarta

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media

Manajemen Pertemuan 5

Pengorganisasian struktur manajemen

A.   Manfaat struktur fungsional dan struktur divisional

Manfaat struktur fungsional

·         Komunikasi dan jaringan keputusannya sederhana

·         Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada tingkat manajemen puncak

·         Dapat mendelegasikan keputusan operasional sehari-hari

·         Menyederhanakan pelatihan spesialis fungsional

·         Menyederhanakan pelatihan untuk para spesialis fungsional

·         Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi

Manfaat struktur divisional

·         Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan

·         Mempermudah koordinasi antar fungsi

·         Dapat mempertahankan spesialisasi pada tiap divisi

·         Membuka kesempatan karir

·         Menimbulkan kompetisi didalam organisasi

B.    Kerugian sturktur fungsional dan struktur divisional

Kerugian struktur fungsional

·         Menyebabkan spesialisasi yang sempit

·         Mendorong timbulnya persaingan dan pertentangan antar fungsi

·         Mengakibatkan sulitnya koordinasi diantara bidang-bidang fungsional

·         Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi

·         Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis, sehingga membuat perubahan menjadi sulit

·         Membatasi pengembangan keterampilan manajer yang lebih luas

Kerugian struktur divisional

·         Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialis fungsional

·         Sangat potensial untuk ketidakkonsekuenan antar divisi

·         Biayanya relati tinggi

Daftar Pustaka:

Hari Purnomo, Setiawan., Zulkieflimansyah. (1996). Manajemen Strategi: Sebuah Konsep Pengantar. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Abdul Mukhyi, Muhammad., Hadi Saputro, Imam. (1995). Pengantar Manajemen Umum. Depok: Gunadarma.

Tisnawati Sule, Ernie., Saefullah, Kurniawan. (2005). Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana

Manajemen Pertemuan 4

Pengorganisasian Struktur Manajemen

 A. Definisi pengorganisasian (organizing)

         James D Mooney, organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. Chesterl I Bernard, organisasi yaitu suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

B. Definisi struktur organisasian

       Struktur organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikoordinasikan dan dikomunikasikan.

C. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen

               Pengorganisasian yaitu proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

DAFTAR PUSTAKA :

Hari Purnomo, Setiawan., Zulkieflimansyah. (1996). Manajemen Strategi: Sebuah Konsep Pengantar. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Abdul Mukhyi, Muhammad., Hadi Saputro, Imam. (1995). Pengantar Manajemen Umum. Depok: Gunadarma.

Tisnawati Sule, Ernie., Saefullah, Kurniawan. (2005). Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana

Manajemen Pertemuan 3

A.           Manfaat perencanaan

1.    Standar pelaksanaan dan pengawasan.

2.    Pemilihan berbagai alternatif terbaik.

3.    Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan.

4.     Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.

5.    Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

6.    Alat memudahkan dalam berkoordinasidengan pihak yang terkait.

7.    Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

8.    Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.

9.    Membuat tujuan lebih khusus, terperinci, dan lebih mudah dipahami.

10.  Menghemat waktu, usaha dan dana.

B.            Jenis perencanaan dalam organisasi

v  Dari segi keluasan dan waktu

Rencana strategis atau jangka panjang adalah rencana yang akan dijalankan oleh seluruh komponen dalam organisasi atau perusahaan, dan dibuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan (strategic goals or organizational objectives).

Rencana taktis atau jangka menengah adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka panjang.

Rencana operasional atau jangka pendek adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka pendek, dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka menengah.

v  Dari segi kejelasan

Rencana spesifik adalah rencana yang rumusannya sudah jelas dan tidak memerlukan interpretasi.

Rencana direktif adalah rencana yang dirumuskan untuk mencapai tujuan tertentu akan tetapi pada pencapaiannya memberikan keleluasaan dan fleksibilitas untuk pencapaiannya.

Manajemen Pertemuan 2

A.  Definisi Perencanaan

Perencanaan adalah suatu proses kegiatan dan pemusatan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan memprtimbangkan kondisi diwaktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.

Kebutuhan akan perencanaan ada di semua tingkatan dan pada kenyataannya meningkat dimana tingkat tersebut mempunyai dampak potensial terbesar terhadap sukses organisasi atau tingkatan manajemen atas

            Perencaan juga harus lebih didasarkan atas pemikiran yang realistik dan fakta-fakta yang sebenarmya tentang persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan untk mencapai sasaran dibanding sasaran pribadi pembuat rencana. Agar tercapai perencanaan tersebut, proses penyusunannya harus didasarkan atas pemikiran yang obyektif.

B.   Langkah-Langkah dalam menyusun perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap, yaitu :

1.    Menentukan tujuan atau serangkaian tujuan.

Perencanaan dimulai dengan keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber dayanya secara jelas.

2.    Merumuskan keadaan saat ini.

Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karna tujuan dan rencana kegiatan lebih lanjut.

3.    Mengindentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diintifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.

4.    Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai rujuan.

Meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif tersebut dan pemilihan alterbatif terbaik diantara berbagai alternatif yang ada

Sumber : 

James A.F . Store, Management, Prentice / Hall International. Inc., Englewood Cliffs, New York, 1982.

T. Hani Handoko, Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, Penerbit Liberty, Yogyakarta, 1985

T. Handoko Hani, Manajemen Edisi 2, Penerbit BPFE, Yogyakarta, 1984

Peter F. Drucker, The Patterns of Management, McGraw-Hill, Inc., New York, 1961.